Professionelle Abrechnungen und Wirtschaftspläne
Erstellen Sie Abrechnungen ganz nach Ihren Bedürfnissen
Frei definierbare Kostenarten und Umlagen
INtex WEG WEB produziert auch in schwierigen Fällen immer passende Abrechnungen. Die Kostenarten können Sie völlig frei definieren und benennen. Für jede Kostenposition bestimmen Sie die Umlageart frei: Nach Miteigentumsanteilen, Quadratmeter, Einheiten, Personen, Wasserverbrauch und in Sonderfällen nach Quadratmeter 2, Einheiten 2 und Müllverbrauch. Über direkte Kosten weisen Sie Kostenpositionen wie den Saldo einer externen Heizungsabrechnung direkt einem Abrechnungsempfänger zu.
Instandhaltungsrücklage und Bankkonten
NEU INtex WEG WEB wirft im Rahmen der Hausgeldabrechnung auch die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage incl. aller Entnahmen und Zuführungen als Ist- und Soll-Zahlen (gemäß Wirtschaftsplan) aus und stellt die Kontostände und Entwicklungen aller Bankkonten der WEG dar. Dabei sind alle Zu- und Abgänge, Zinsen und Steuern berücksichtigt.
Vielfältige Druckoptionen
INtex WEG WEB liefert Ihnen alle notwendigen Ausdrucke: Betriebskostenabrechnung für Eigentümer, Wirtschaftspläne, Heizkostenabrechnung und §35a Einkommensteuergesetz Nachweise für haushaltsnahe Dienstleistungen. Alle Ausdrucke sind mit Ihrem Logo und Absenderangaben individualisierbar.
Verfügbare Optionen:
- Logo und textbasierter Kopfbereich
- Textbasierter Fußbereich auf allen Seiten unten z.B. für Bankverbindung und Telefon für Rückfragen
- Alternativ oder ergänzend Briefpapier als Hintergrund auf Basis einer PNG-Bilddatei
- Über den Hintergrund sind Loch- und Falzmarken darstellbar
- Tabellen in drei Darstellungsformen ohne Linien, Linien nur unter Kopfzeilen und Linien zwischen allen Zeilen
- Anmerkungen für alle und einzelne Abrechnungsempfänger
- NEU Zusätzliche Anschreiben in Briefform an die Eigentümer.
- frei wählbare Schriftgröße
Online Banking
Nutzen Sie die Daten Ihrer Bank
INtex WEG enthält als reine Cloud- und Abrechnungs-Software kein eigenes Online-Banking Modul. Das hat mehrere Gründe:
- Sicherheit: Sie müssten uns oder einem dazwischen geschalteten Dienstleister alle Ihre Banking-Zugangsdaten geben. Nur so wären wir überhaupt technisch in der Lage, Kontoauszüge zu ziehen oder einen Banking-Zugang anzubieten. Dies ist ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Zudem bräuchten Sie als WEG-Verwalter dazu die Zustimmung aller Eigentümer in Ihrer WEG. Bei Desktop-Banking Programmen stellt sich diese Frage nicht, weil die Zugangsdaten auf Ihrem Rechner liegen. Beim direkten Online-Zugang ihrer Bank geben Sie die Daten bei der Bank selbst ein, nicht bei Dritten.
- Hausgeld-Kontrolle: Wenn es Ihnen nur um die Kontrolle der Zahlungseingänge für Hausgeld und Rücklagen geht, können Sie bei den Banken häufig über Kontoinformationsdienste eine entsprechende Meldung z.B. per Push-Nachricht oder Email erhalten. Dafür müssen Sie also keine Zugangsdaten an Dritte herausgeben und sich auch nicht immer wieder in das Banking einloggen.
- Full Banking: Ein full banking - also Banking mit allen Funktionalitäten (nicht nur Kontoauszüge ziehen, sondern Überweisungen tätigen, Lastschriften einrichten, Daueraufträge platzieren) - bietet in der Cloud derzeit (fast) kein Anbieter, nur die Banken über ihre WebApps selbst. Warum dann nicht gleich dort bleiben, wo schon alles ist? Es macht auch keinen Sinn, zwei- oder gar mehrgleisig zu fahren und das Banking über mehrere Plattformen aufzuteilen.
- Multi Banking: Da Banken und Sparkassen in ihren WebApps auch das Multi Banking - also den Zugriff auf die Konten anderer Kreditinstitute unterstützen - bedeutet der Verzicht auf eine gesonderte Banking App von Drittherstellern auch keine Mehrarbeit durch x Logins bei all Ihren Banken. Sie können alles bei einer Bank haben.
- Datenverarbeitung: Durch die Kategorien stellen die Banken in ihren Finanzplanern bereits Jahressummen z.B. für Ausgaben wie Hausmeister, Wasser, Strom etc. zur Verfügung. Diese Summen sind schnell und einfach in die Abrechnungs-Software übernommen. Da ist der Umweg über die Übernahme von Kontoauszügen viel unpraktischer - statt einen Jahresbetrag zu übernehmen, müßten Sie erst zwölf Abschläge und die Endabrechnung aus dem Folgejahr importieren. Rechnungen bezahlen Sie über die Foto-Überweisung der Banking App ganz ohne Abtippen.
Daher setzen wir auf die "perfekte Zusammenarbeit" mit den Banken und deren Online-Banking-Systemen selbst. In den folgenden PDFs finden Sie Anleitungen sowie Tips&Tricks, wie Sie das Meiste für Ihre WEG-Verwaltung aus den WebApps der Banken und Sparkassen herausholen:
Deutsche Bank Online Banking ...
Volksbanken Online Banking ...
Sparkasse Online Banking ...
Genießen Sie eine frische Benutzeroberfläche
Bildschirme im Überblick
Light und Dark modes
Die Software INtex WEG unterstützt insgesamt 12 verschiedene Ansichts-Modi. Sie können zwischen den Farbeinstellungen Blau (Standard), Anthrazit (Apple Pro Apps), Grün, Gold, Orangegelb und Lila als Akzentfarbe wählen und zusätzlich zwischen Light und Dark Mode in diesen Farbsets wechseln.
Responsive Oberfläche
Die Software INtex WEG paßt ihr Erscheinungsbild automatisch an die Größe und Ausrichtung des verwendeten Geräts an. Daher ist eine Benutzung sowohl auf Smartphones, Tablets, Notebooks und großen Bildschirmen ohne Einschränkung der Funktionalität möglich.
FAQ
Fragen und Antworten
Wie lege ich einen neuen Eigentümer an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Adressen"
- Geben Sie die benötigten Adressdaten ein.
- Speichern.
Wie lege ich eine neue Jahresabrechnung für ein Haus an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Abrechnungen"
- Geben Sie der Abrechnung einen Namen und bestimmen Sie den Zeitraum für die Gesamtabrechnung.
- Bestimmen Sie die Daten für die Umlagefaktoren, etwa Gesamt-Miteigentumsanteile (MEA), Gesamt-Quadratmeter, Anzahl Einheiten, Gesamt-Wasserverbrauch, Gesamt-Personenzahl im Schnitt.
- Speichern.
Machen Sie weiter mit der Anlage von Abrechnungskonten für jeden Eigentümer.
Wie lege ich einen Wirtschaftsplan für ein Haus an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Abrechnungen"
- Geben Sie der Abrechnung einen Namen, etwa "WP Hauptstrasse 2025" und bestimmen Sie den Zeitraum für die Gesamtabrechnung.
- Bestimmen Sie die Daten für die Umlagefaktoren, etwa Gesamt-Miteigentumsanteile (MEA), Gesamt-Quadratmeter, Anzahl Einheiten, Gesamt-Wasserverbrauch, Gesamt-Personenzahl im Schnitt.
- Speichern.
Machen Sie weiter mit der Anlage von Abrechnungskonten für jeden Eigentümer.
Wie lege ich eine Einzelabrechnung für einen Eigentümer an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Einzelabrechnungen"
- Geben Sie dem Abrechnungskonto einen Namen und bestimmen Sie den Zeitraum für die Einzelabrechnung. Dieser Zeitraum kann bei späteren Einzügen und früheren Auszügen von den Datumsangaben der Abrechnung für das Haus abweichen.
- Geben Sie die Daten für die Umlage-Anteile ein, etwa die Miteigentumsanteile (MEA), Quadratmeter der Wohnung, der Wasserverbrauch des Eigentümers, die Personenzahl des Eigentümers.
- Speichern.
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Eigentümer. Bei Eigentümerwechseln gibt es im Ergebnis mehr Abrechnungskonten als Einheiten.
Wie buche ich umlagefähige Kosten?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Umlagen"
- Geben Sie die benötigten Daten wie Betrag, Gesamtkosten und Umlageart (nach Quadratmeter, Einheiten, Personen etc.) ein.
- Speichern.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Kostenart gemäß Betriebskostenverordnung. Bei Wirtschaftsplänen geben Sie Planzahlen ein.
Wie buche ich nicht-umlagefähige Kosten?
Diese Kosten (Verwaltungskosten, Kosten von Rechtsstreitigkeiten, Instandsetzungskosten) werden wie Umlagen gebucht, weil sie zwar an Mieter nicht umlegbar sind, aber auf die Eigentümer sehr wohl umgelegt werden. Wenn Sie beides unterscheiden wollen, können Sie etwa die Bezeichnung der nicht-umlagefähigen Kosten mit einem * versehen und in den Anmerkungen zur Abrechnung darauf Bezug nehmen.
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Umlagen"
- Geben Sie die benötigten Daten wie Betrag, Gesamtkosten und Umlageart (nach Quadratmeter, Einheiten, Personen etc.) ein.
- Speichern.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Kostenart. Bei Wirtschaftsplänen geben Sie Planzahlen ein.
Wie erweitere ich die Auswahl umlagefähiger Kosten
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf "Mehr …" im Bereich „Buchhaltung"
- Klicken Sie auf + bei "Kostenarten".
- Geben Sie die Bezeichnung der Kostenart und die übliche Umlageart ein.
- Speichern.
Sie können jetzt die neue Kostenart bei Umlagen verwenden.
Wie gebe ich das Ergebnis der Heizkostenabrechnung ein?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Direkte Kosten"
- Geben den Saldo aus der Heizkostenabrechnung ein und wählen Sie das Abrechnungskonto des betreffenden Eigentümers aus.
- Speichern.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Heizkostenabrechnung.
Wie gebe ich Sonderkosten für einen Eigentümer an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Direkte Kosten"
- Bezeichnen Sie die Kosten und geben Sie den Betrag an, den der Eigentümer zu zahlen hat.
- Speichern.
Wie gebe ich Sonderumlagen für einige Eigentümer an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Direkte Kosten"
- Bezeichnen Sie die Kosten und geben Sie den Betrag an, den der Eigentümer zu zahlen hat.
- Speichern.
Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Kosten der Sonderunmlage auf die betreffenden Eigentümer verteilt sind.
Wie gebe ich Hausgeldzahlungen eines Eigentümers an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Vorauszahlungen"
- Bezeichnen Sie die Vorauszahlungen z.B. als Hausgeldzahlungen und geben Sie den Betrag an, den der Eigentümer gezahlt hat.
- Speichern.
Sie können die Vorauszahlungen als eine Jahres-Gesamtsumme eingeben oder den Vorgang für jede der Monatszahlungen wiederholen. Bei Wirtschaftsplänen geben Sie Planzahlen ein. Beachten Sie, dass Sie zwei Buchungen machen müssen: Einmal die Soll-Zahlung gemäß Wirtschaftsplan und einem die Ist-Zahlung. Nur so kann das Programm korrekt sowohl den Abrechnungs-Saldo (Guthaben/Nachzahlung) als auch die gesetzlich geforderte Abrechnungsspitze bilden.
Wie gebe ich Heizkostenvorauszahlungen eines Eigentümers an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Hausgeld-Zahlungen"
- Bezeichnen Sie die Vorauszahlungen z.B. als Heizkostenvorauszahlungen und geben Sie den Betrag an, den der Eigentümer gezahlt hat.
- Speichern.
Sie können die Vorauszahlungen als eine Jahres-Gesamtsumme eingeben oder den Vorgang für jede der Monatszahlungen wiederholen. Die Angabe der Heizkosten-Vorauszahlungen ist nur notwendig, wenn a) diese Vorauszahlungen nicht schon in der Heizkostenabrechnung berücksichtigt wurden und b) nicht in den Nebenkostenvorauszahlungen enthalten sind. Beachten Sie, dass Sie zwei Buchungen machen müssen: Einmal die Soll-Zahlung gemäß Wirtschaftsplan und einem die Ist-Zahlung. Nur so kann das Programm korrekt sowohl den Abrechnungs-Saldo (Guthaben/Nachzahlung) als auch die gesetzlich geforderte Abrechnungsspitze bilden.
Wie gebe ich Einzahlungen in die Rücklage eines Eigentümers an?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf + im Kasten „Rücklage"
- Bezeichnen Sie die Rücklagen z.B. als Rücklage gemäß Wirtschaftsplan und geben Sie den Betrag an, den der Eigentümer gezahlt hat.
- Speichern.
Sie können die Rücklagezahlungen als eine Jahres-Gesamtsumme eingeben oder den Vorgang für jede der Rücklagezahlung wiederholen, etwa auch für Sonder-Rücklagen. Beachten Sie, dass Sie zwei Buchungen machen müssen: Einmal die Soll-Zahlung gemäß Wirtschaftsplan und einem die Ist-Zahlung. Nur so kann das Programm korrekt sowohl den Abrechnungs-Saldo (Guthaben/Nachzahlung) als auch die gesetzlich geforderte Abrechnungsspitze bilden. Die Rücklagen sind getrennt von den Umlagen zu buchen, damit diese wie vom BGH gefordert nicht als Kosten in der Abrechnung ausgewiesen werden.
Wie drucke ich die Hausgeld-Abrechnungen?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf „Abrechnungsdruck"
- Filtern Sie nach der gewünschten Abrechnung.
- Markieren Sie die zu druckenden Einzelabrechnungen.
- Klicken Sie auf den Schalter "BK-Abrechnung".
Wie drucke ich einen Wirtschaftsplan?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf „Abrechnungsdruck"
- Filtern Sie nach der gewünschten Abrechnung.
- Markieren Sie die zu druckende Einzelabrechnungen.
- Klicken Sie auf den Schalter "Wirtschaftsplan".
Wie erstelle ich die Abrechnung für das Folgejahr?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf „Abrechnungen"
- Duplizieren Sie mit dem Zweiblätter-Symbol links vor der Abrechnung die Abrechnung. Dabei werden auch die Abrechnungskonten dupliziert.
- Ändern Sie in den Duplikaten z.B. die Datumsangaben und Bezeichnungen.
- Löschen Sie duplizierte Abrechnungskonten von ausgezogenen Eigentümern. Fügen Sie neue Abrechnungskonten für neue Eigentümer hinzu.
- Buchen Sie Umlagen, Direkte Kosten und Vorauszahlungen.
Wie ändere ich das Briefpapier?
- Klicken Sie im Eingangsbildschirm auf „Drucklayout"
- Legen Sie in Einstellungen mit Neu+ ein neues Layout an oder editieren Sie mit dem Stift-Symbol das bestehende Layout.
- Geben Sie Ihre Absenderdaten ein, laden Sie ein Briefpapier oder Logo hoch.
- Speichern und aktivieren Sie die Einstellungen.